Ajankohtaista
Palautetta ei kannata pihdata
16.09.2017
Palautteen antaminen on kiinteä osa hyvää esimiestyötä, se on hyvä tapa ohjata henkilöstön toimintaa. Palautteella on suuri vaikutus työssä viihtymiselle, työmotivaatiolle ja arvostuksen kokemiselle. Yksinkertaistaen palaute välittää viestin siitä, miten työssä on onnistuttu, mitä pidetään tärkeänä ja miten omaa työtä pitää kehittää.
Palautteen antaminen on kiinteä osa hyvää esimiestyötä, se on hyvä tapa ohjata henkilöstön toimintaa. Palautteella on suuri vaikutus työssä viihtymiselle, työmotivaatiolle ja arvostuksen kokemiselle. Yksinkertaistaen palaute välittää viestin siitä, miten työssä on onnistuttu, mitä pidetään tärkeänä ja miten omaa työtä pitää kehittää.
Mikäli palautetta ei saada tai se on epämääräistä, tulee helposti tunne, ettei omaa työpanosta arvosteta. Palautteen antaminen liittyy lisäksi oleellisena osana useimpien muiden palkitsemistapojen, kuten erilaisten palkkioiden tai palkintojen käyttöön. Palkkio on jo sinällään palaute, lisäksi saajalle on tärkeää tietää, miksi tulee palkituksi.
Tutkimusten mukaan ihmiset kaipaavat työpaikoilla palautetta huomattavasti enemmän kuin sitä saavat. Aito, aiheesta annettu palaute tai kiitos tuskin kärsii inflaatiota. Harvassa ovat ne ihmiset, jotka eivät siitä nauttisi. Syystä tai toisesta suullista palautetta annetaan liian vähän, vaikka se sinällään onkin yksi merkittävimmistä ja edullisimmista palkitsemistavoista.
Palaute on tärkeää niin työn sisällön ja tavoitteiden selkiyttämisen kuin työn kehittämisen ja henkilön oppimisen kannalta. Harva meistä on selvännäkijä ja kykenee arvaamaan, millaista työsuoritusta esimies toivoo. Jos palautetta ei saada laisinkaan, jää käsitys työssä onnistumisesta täysin kunkin omien tulkintojen varaan. Esimiehen tärkeä tehtävä onkin kertoa oma näkemyksensä eli antaa palautetta. Myönteinen palaute vahvistaa jo olemassa olevaa toimintaa, siinä huomioidaan onnistumiset.
Palautteen ei kuitenkaan tarvitse olla myönteistä kehumista tai kiitoksia ollakseen kannustavaa. Hyvin perusteltu ja taitavasti annettu kielteinen tai rakentava palaute auttaa paitsi kehittämään työtä ja oppimaan, myös tuntuu kannustavalta. Kielteisen palautteen antaminen koetaan usein epämiellyttäväksi, minkä vuoksi se helposti jää tekemättä. Mikäli epäonnistumisia tai väärinymmärryksiä ei käydä yhdessä läpi, hukataan työyhteisössä kehittymisen mahdollisuus. Tärkeää - on myös muistaa, että palautteen antaminen ei ole ainoastaan esimiehen vastuulla, myös muut voivat antaa palautetta.
”Tuntuipa hyvältä, kun työkaveri toi kupin kahvia ja kiitti, että olin auttanut aamulla hankalan homman tekemisessä”, kertoi eräs toimistotyöntekijä.
Perustele huolellisesti
Palautteen antamista ei kannata pihdata. Erityisesti silloin, kun palautteen antaminen ei ole itselle helppoa ja luontevaa, kannattaa suunnitella etukäteen, miten asian hoitaa. Palautteen antamisessa on syytä keskittyä paitsi siihen, mitä aikoo sanoa, myös siihen, miten asiat sanoo. Tärkeää on perustella näkemyksensä huolellisesti, mahdollisimman konkreettisesti ja rehellisesti. Arvostava ja kohtelias tyyli auttaa palautteen vastaanottamista. Hyvä tapa on esimerkiksi kysyä henkilön omia näkemyksiä työssä onnistumisesta ja keskustella mahdollisista näkemyseroista.
Erityisesti silloin, kun on otettava esille vaikeita asioita tai annettava kritiikkiä, kannattaa palaute antaa kahden kesken ja suunnitellusti. Tällöinkin kannattaa kysyä toisen näkemyksiä ja myös kuunnella niitä. Lisäksi kannattaa esittää selkeä, konkreettinen toive siitä, miten asioiden haluaisi jatkossa olevan. Uhkakuvia ei kannata maalailla, vaan keskittyä siihen, mitä etua muutoksesta olisi.
Erään kahvilan työntekijä kertoi harmistuneena esimiehestään, joka kävi pikaisesti sanomassa ”jos sä jatkat tota myöhästelyä, saat takuulla potkut”. Esimies olisi voinut hoitaa asian fiksummin sanomalla vaikka ”taidat myöhästyä töistä aika usein. Kertoisitko mikä siihen on syynä?”. Kuunneltuaan alaistaan esimies olisi voinut painottaa kuinka tärkeää koko työyhteisön kannalta on olla - ajoissa paikalla ja aloittaa työpäivä rauhassa, ilman selittelyjä myöhästymisestä.
Myönteinenkin palaute voi aiheuttaa ongelmia, jos se on annettu väärään aikaan tai väärälle henkilölle. Kaikki eivät mielellään ota vastaan julkista kiitosta, joten kannattaa aina varmistaa asia etukäteen, ettei tilanteesta muodostu kiusallinen. Kannattaa myös varoa, ettei kiitos kohdistu väärään henkilöön. Näin käy helposti, jos esimiehet eivät ole selvillä alaistensa työstä. Helposti käy niin, että tulee kiitettyä sitä, joka pitää eniten meteliä saavutuksistaan, vaikka todellisuudessa koko ryhmä tai joku muu henkilö olisi saavutusten takana. Varminta onkin kiittää koko työryhmää, jos ei ole varma yksittäisen henkilön panoksesta. Kun miettii etukäteen ja myös perustelee avoimesti, rehellisesti ja täsmällisesti kantansa, välttyy epätietoisuudelta ja ikäviltä juoruilta.
Nauti kiitoksista
Myös palautteen vastaanottaminen voi olla hankalaa. Toisinaan jopa myönteisen palautteen saaminen tuntuu kiusalliselta. Melko tavallista onkin, että kiitoksia kuullessamme alamme vähätellä omia tekemisiämme. Myönteinen palaute kannattaa kuitenkin ottaa avoimin mielin vastaan ja kuunnella tarkkaan, mitä toisella on sanottavana. Liian usein tuskin kukaan pääsee nauttimaan kiitoksista.
Kielteisen tai rakentavan palautteen vastaanottaminen tuntuu lähes aina vaikealta. Tilanteessa auttaa, jos muistaa olla kiinnostunut esimiehen tai muun palautteen antajan näkemyksistä. Kannattaa vaatia selkeitä perusteluja palautteen antajalta, asiattomaan tai perustelemattomaan palautteeseen ei kannata tyytyä. Ei kuitenkaan kannata ryhtyä selittelemään, mutta kertoa selkeästi, jos tuntuu, että kritiikki pohjautuu virheellisiin näkemyksiin. Palautteen antajalta kannattaakin aina kysyä konkreettisia ehdotuksia siitä, miten vastaavat asiat kannattaisi jatkossa hoitaa ja lopuksi kiittää hyvistä ohjeista. Tällainen palautteen vastaanottaminen toki edellyttää sitä, että pystyy pitämään tunteensa kurissa ja olemaan kärsivällinen. Kannattaa kuitenkin tarttua mahdollisuuteen oppia.
Avaa suusi kun palkitset
Palautetta ja kiitosta voi antaa myös erilaisten palkkioiden ja palkintojen välityksellä. Silloin kun halutaan huomioida jonkun henkilön tai työporukan suoritus, voidaan suulliseen palautteeseen liittää jokin rahallinen tai rahanarvoinen palkkio. Usein tällainen konkreettinen palkinto korostaa kiitoksen merkitystä.
Palkkioita tai palkintoja jaettaessa kannattaa muistaa, että pelkkä rahasumma tai esine ei kerro saajalleen juuri mitään. Jotta sitä pidettäisiin merkittävänä, kannattaa aina kertoa palkitsemisen syy. Valitettavan usein kuulee tarinoita siitä, miten esimies on jakanut palkkioita kertomatta, mistä ansioista ne on myönnetty. Epämääräisin tai julkilausumattomin perustein annettu palkkio aiheuttaa helposti kiusaantuneisuutta, juoruja ja kateutta. Tärkeää onkin avata suunsa, siis perustella palkitseminen avoimesti ja arvostavasti.
Palautteen antamista kannattaa opetella. Joiltain se sujuu luonnostaan, toisten tarvitsee suunnitella sitä tietoisesti. Palaute ei maksa kuin vaivan, ja sen voi antaa lähes milloin tahansa ja kuka tahansa – vaikka tänään.
Kirjoittaja Anu Hakonen on Aalto-yliopiston tutkija, HR-ammattilainen, valmentaja ja konsultti
Juttusarja on neliosainen ja se on julkaistu vuonna 2010. Siinä käydään läpi työpaikan erilaisia palkitsemis- ja kannustusjärjestelmiä sekä muun muassa ilmapiiriin vaikuttavia tekijöitä. Hyvin toimeentulevan horeca-yrityksen takana on ammattitaitoinen, iloinen ja palvelualtis henkilökunta. Juttusarja päättyy tähän ja kannustaa suuntaamaan ajatukset kohti PRO-palkittavien valintaa.